Oznámení o ochraně osobních údajů při náboru

Skupina Rieter (také „my“, „nás“) shromažďuje a zpracovává osobní údaje, které se týkají vás, ale i dalších osob („třetí strany“). Slovo „údaje“ zde používáme zaměnitelně s „osobními údaji“.

„Osobní údaje“ znamenají údaje týkající se identifikovaných nebo identifikovatelných jednotlivců, což znamená, že příslušné údaje, v kombinaci s dalšími údaji, umožňují vyvodit závěry o identitě těchto jednotlivců.

„Citlivé osobní údaje“ jsou podmnožinou osobních údajů, které jsou zvlášť chráněny podle platného zákona o ochraně osobních údajů. Patří sem například údaje odhalující rasový nebo etnický původ, zdravotní údaje, náboženské nebo filozofické přesvědčení a informace týkající se členství v odborech. V části 3 najdete informace o údajích, které zpracováváme v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů.

„Zpracování“ znamená jakoukoli operaci prováděnou s osobními údaji, jako je shromažďování, ukládání, používání, změna, zveřejňování a mazání.

Toto oznámení o ochraně osobních údajů je v souladu s obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů („GDPR“), zákonem o ochraně osobních údajů Čínské lidové republiky („PIPL“) a švýcarským zákonem o ochraně osobních údajů („DPA“). Použití těchto zákonů však závisí na každém jednotlivém případě.

Jednotlivá společnost skupiny Rieter, která inzeruje konkrétní pracovní pozici, je správcem ve vztahu ke shromažďování a zpracování vašich údajů v souvislosti s touto konkrétní pracovní pozicí (zejména tou, o kterou se ucházíte) za účelem provádění náborového procesu. Pro otázky ochrany osobních údajů a uplatnění vašich práv podle části 10 se můžete obrátit na tuto jednotlivou společnost skupiny Rieter pomocí kontaktních údajů uvedených v pracovním inzerátu.
Pokud máte jakékoli dotazy nebo obavy týkající se ochrany osobních údajů, vaším kontaktním místem je odpovědný koordinátor ochrany osobních údajů nebo skupinový zástupce pro ochranu osobních údajů. Alternativně můžete poslat e-mail na adresu dataprivacy(at)rieter.com.

Zpracováváme různé kategorie údajů o vás, hlavní kategorie údajů jsou:

• Technické údaje: Když pošlete přihlášku, shromažďujeme údaje o přístupových údajích. Technické údaje obvykle uchováváme až 6 měsíců.
   
• Údaje o účtu: To jsou údaje, které shromažďujeme a ukládáme o vás, abychom vám umožnili přihlásit se do našeho náborového systému. Údaje o účtu obvykle zahrnují vaše jméno, případně kontaktní a organizační informace, přístupová práva. Tyto informace obvykle uchováváme až 3 měsíce od data přihlášky. Tato doba může být delší, pokud je to nutné pro důkazní účely, splnění právních nebo smluvních požadavků nebo z technických důvodů. Upozorňujeme, že vaše údaje o účtu mohou být zaznamenány ve formě technických údajů (viz výše) a mohou obsahovat údaje o preferencích (viz níže).
   

• Údaje o kvalifikaci: Když se ucházíte o pozici u nás, shromažďujeme a zpracováváme údaje, které nám poskytnete ve svých přihláškových materiálech spolu s vaší přihláškou, například vaše jméno a kontaktní údaje, informace o vašem akademickém vzdělání, kvalifikacích a profesních zkušenostech. Tyto údaje obvykle shromažďujeme přímo od vás ve vašich přihláškových materiálech (jako je váš životopis, motivační dopis, diplomy, certifikáty, akademické přepisy a doporučující dopisy). V závislosti na typu inzerované pozice můžeme tyto údaje také obdržet od náborových a umisťovacích agentur, které jste jim poskytli. 

  Také shromažďujeme a zpracováváme údaje, které nejsou poskytnuty přímo vámi, ale které jsou použity k určení vaší vhodnosti pro pozici (ve fázi náboru), například ve fázi náboru poznámky, které si pořizujeme během a po našich rozhovorech s vámi, naše interní výměny a diskuse o vaší vhodnosti pro pozici. Jako kandidát, pokud je vaše přihláška úspěšná a přijmete nabídku zaměstnání nebo práce od nás, údaje, které jsme od vás shromáždili během předzaměstnaneckého období, se stanou součástí vašeho osobního spisu u nás a budou uchovávány po dobu trvání pracovního vztahu. Tato doba může být delší, pokud je to nutné pro důkazní účely, splnění smluvních nebo právních požadavků (včetně místních platných zákonů) nebo z technických důvodů. Jako kandidát, pokud je vaše přihláška (zaslaná kurýrem) neúspěšná, obvykle tyto údaje uchováváme po dobu 3 měsíců od data oznámení rozhodnutí o odmítnutí, s výjimkou interní přihlášky, kde jsou údaje již známy a budou uchovávány po dobu trvání pracovního vztahu. 

  Tato lhůta se nevztahuje na přihlášky zaslané elektronickými prostředky, které jsou uchovávány v souladu s dobou uchovávání. Tato doba může být delší za určitých okolností, například pokud jste souhlasili s delší dobou uchovávání, abychom vás mohli informovat o budoucích pracovních příležitostech u nás. V takovém případě obvykle uchováváme údaje po dobu 6 měsíců od oznámení rozhodnutí o odmítnutí a maximálně 2 roky, pokud souhlasíte s prodloužením doby.
   

• Veřejně dostupné údaje: Můžeme shromažďovat určité osobní údaje o vás online, pokud jste tyto informace veřejně zpřístupnili a jsou relevantní pro danou pracovní pozici nebo jinak pro vaše hodnocení jako profesionála. Tyto informace obvykle získáváme z veřejných zdrojů. Například můžeme najít váš profil na profesionálních sociálních sítích (jako je LinkedIn a Xing) a shromažďovat informace zpřístupněné prostřednictvím tohoto kanálu. Tyto údaje obvykle uchováváme po dobu 3 měsíců od konce příslušného náborového procesu a, pokud jste u nás zaměstnáni, za určitých okolností po dobu trvání pracovního vztahu.
   
• Údaje o referencích: Pokud jste ve své přihlášce uvedli osoby, se kterými nebo pro které jste v minulosti pracovali, jako jsou bývalí nadřízení, spolupracovníci, klienti, můžeme je kontaktovat e-mailem, telefonem, dopisem nebo jinými prostředky komunikace, nebo se s nimi setkat osobně, abychom získali reference o vás. Tyto osoby budeme kontaktovat pouze tehdy, pokud jste nám konkrétně poskytli jejich jména a kontaktní údaje pro účely vaší přihlášky. Opět předpokládáme, že jste k tomu oprávněni a že příslušné údaje, které jste nám poskytli, jsou přesné. Tyto údaje obecně uchováváme po dobu 3 měsíců od konce příslušného náborového procesu, s výjimkou interní přihlášky, kdy jsou údaje již nám známé a budou uchovávány po dobu trvání pracovního vztahu.

Zpracováváme vaše údaje, abychom určili, zda jste vhodným kandidátem na pozici, o kterou jste se ucházeli, a abychom rozhodli, zda bychom s vámi chtěli navázat pracovní vztah. Za tímto účelem většinou používáme údaje o kvalifikaci, veřejně dostupné údaje a údaje o referencích. Tyto údaje zpracováváme, abychom vaši přihlášku posunuli různými fázemi náborového procesu, ověřili informace o kvalifikaci, které jste poskytli, dokumentovali náš náborový proces a udržovali záznamy o zaměstnání, stejně jako dokumentovali náš rozhodovací proces a učinili informované náborové rozhodnutí.

Pokud je vaše přihláška úspěšná, zpracováváme vaše údaje za účelem uzavření, provedení a správy pracovního vztahu a za účelem ukončení pracovního vztahu a správy vztahu po ukončení zaměstnání. Za těmito účely zpracováváme zejména údaje o kvalifikaci, administrativní údaje, finanční údaje a údaje o výkonu, zdraví a pohodě a údaje o školení.

Pokud nepožadujeme váš souhlas, zpracování vašich osobních údajů se zakládá na základě zpracování pro zahájení a/nebo plnění pracovní smlouvy (nebo jiné smlouvy, na jejímž základě pro nás pracujete) s vámi,

• kde se uplatňuje PIPL, pro implementaci řízení lidských zdrojů v souladu s pracovněprávními předpisy a kolektivní smlouvou uzavřenou v souladu se zákony, nebo na jiných základech povolených platnými zákony,
   
• kde se uplatňuje GDPR, na našem nebo třetí straně oprávněném zájmu na konkrétní operaci zpracování, zejména při sledování cílů a účelů uvedených výše a při implementaci souvisejících opatření. Naše oprávněné zájmy zahrnují také dodržování právních předpisů, pokud to již není uznáno jako právní základ podle platného zákona o ochraně osobních údajů (například podle zákonů v EHP, Spojeném království a Švýcarsku).

V souvislosti s vaší přihláškou, našimi právními povinnostmi nebo jinak s ochranou našich oprávněných zájmů a dalšími účely uvedenými v části 4 můžeme vaše osobní údaje sdělit třetím stranám, zejména následujícím kategoriím příjemců:

• Společnosti skupiny Rieter: Naše skupinové společnosti lze nalézt na webových stránkách Rieter. Jako uchazeč může jednotlivá společnost skupiny Rieter, do které jste se přihlásili, s vaším souhlasem sdílet vaše údaje s ostatními společnostmi skupiny Rieter, aby vás mohly kontaktovat v případě budoucích pracovních příležitostí, které by vás mohly zajímat, přičemž tyto společnosti skupiny Rieter jednají jako samostatní správci pro tyto účely.
   
• Bývalí a budoucí zaměstnavatelé, jiné organizace uvedené ve vašem životopise: S vaším souhlasem můžeme také sdělit vaše údaje bývalým zaměstnavatelům, když se ucházíte o práci u nás (například informace o referencích) nebo budoucím zaměstnavatelům, když se ucházíte o novou práci. Tito bývalí a budoucí zaměstnavatelé jednají jako samostatní správci. Totéž platí pro jiné organizace, které můžeme kontaktovat za účelem ověření údajů o vaší přihlášce.

Jak je vysvětleno v části 6, sdělujeme údaje jiným stranám. Vaše údaje mohou být proto zpracovávány v Evropě a v zemi, kde se nachází entita Rieter, ve výjimečných případech v jakékoli zemi na světě.

Pokud je příjemce umístěn v zemi bez odpovídající zákonné ochrany osobních údajů, požadujeme, aby se příjemce zavázal dodržovat ochranu osobních údajů, pokud příjemce nepodléhá právně uznávanému souboru pravidel k zajištění ochrany osobních údajů a nemůžeme se spoléhat na výjimku. Výjimka může platit například v případě právních řízení v zahraničí, ale také v případech převažujícího veřejného zájmu nebo pokud plnění smlouvy vyžaduje sdělení, pokud jste souhlasili nebo pokud jste údaje obecně zpřístupnili a neprotestovali proti zpracování.

Vaše údaje zpracováváme tak dlouho, jak to vyžadují naše účely zpracování, zákonné lhůty uchovávání a naše oprávněné zájmy na dokumentaci a uchovávání důkazů nebo pokud je uchovávání technickým požadavkem. Další informace o příslušných lhůtách uchovávání a zpracování jednotlivých kategorií údajů najdete v části 3 (například neúspěšné přihlášky jsou obvykle vráceny po třech měsících, pokud se nedohodneme na jejich delším uchovávání). Pokud neexistují žádné protichůdné právní nebo smluvní povinnosti, vaše údaje po uplynutí doby uchovávání nebo zpracování v rámci našich obvyklých procesů smažeme nebo anonymizujeme.

Přijímáme vhodná bezpečnostní opatření, abychom zajistili požadovanou bezpečnost vašich osobních údajů a zajistili jejich důvěrnost, integritu a dostupnost, a chránili je před neoprávněným nebo nezákonným zpracováním a zmírnili riziko ztráty, náhodné změny, neoprávněného zveřejnění nebo přístupu.

V závislosti na platném zákoně o ochraně osobních údajů máte následující práva ve vztahu k našemu zpracování vašich osobních údajů:

• požádat nás o informace o tom, zda a jaké údaje o vás zpracováváme
• nechat nás opravit údaje, pokud jsou nepřesné
• požádat o vymazání údajů
• požádat, abychom poskytli určité osobní údaje v běžně používaném elektronickém formátu nebo je předali jinému správci
• odvolat souhlas, pokud je naše zpracování založeno na vašem souhlasu
• obdržet na požádání další informace, které jsou užitečné pro uplatnění těchto práv.

Pokud si přejete uplatnit výše uvedená práva ve vztahu k nám (nebo k jedné ze společností skupiny Rieter), kontaktujte nás písemně, na našich pracovištích nebo, pokud není uvedeno nebo dohodnuto jinak, e-mailem; naše kontaktní údaje najdete v části 2. Abychom mohli zabránit zneužití, musíme vás identifikovat (například prostřednictvím kopie vašeho průkazu totožnosti, pokud není identifikace možná jinak).

Tato práva máte také ve vztahu k jiným stranám, které s námi spolupracují jako samostatní správci – kontaktujte je přímo, pokud si přejete uplatnit svá práva ve vztahu k jejich zpracování. Informace o našich klíčových poskytovatelích služeb najdete v části 6.

Upozorňujeme, že na tato práva se vztahují podmínky, výjimky nebo omezení podle platného zákona o ochraně osobních údajů (například k ochraně třetích stran nebo obchodních tajemství). V případě potřeby vás o tom budeme informovat.

Pokud nesouhlasíte se způsobem, jakým nakládáme s vašimi právy nebo s našimi postupy ochrany osobních údajů, nejprve kontaktujte svého přímého nadřízeného a členy týmu HR. Můžete také kontaktovat odpovědného koordinátora ochrany osobních údajů nebo skupinového koordinátora ochrany osobních údajů (část 2). Pokud se nacházíte v EHP, ve Spojeném království nebo ve Švýcarsku, máte také právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů ve vaší zemi.

Seznam úřadů v EHP najdete zde: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en. 

Na dozorový úřad ve Spojeném království se můžete obrátit zde: https://ico.org.uk/global/contact-us/. 

Na švýcarský dozorový úřad se můžete obrátit zde: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/contact.html.